Barème fiscal 2015 des indemnités kilométriques au régime des frais réels pour le salarié

1 Cadre des frais professionnels

1.1 Définition des frais professionnels

« Les frais professionnels représentent les dépenses inhérentes à la fonction ou à l’emploi que le salarié est amené à supporter* ».

Si un salarié a besoin d’engager des frais pour accomplir sa mission dans l’entreprise et non à des fins personnelles, ces dépenses sont donc considérées comme des frais professionnels.

Il est interdit à l’employeur de soustraire ces sommes de la rémunération du salarié.

1.2 Rappel sur les modalités de remboursement des frais côté entreprise.

L’entreprise a plusieurs options pour rembourser les frais professionnels de ses salariés. Trois modalités d’indemnisation des frais professionnels existent:

– le remboursement des frais au réel soit des dépenses réellement engagées et qui implique pour le salarié de fournir les justificatifs,

– la déduction supplémentaire pour frais professionnels dans la limite de 7600 euros en matière sociale (article 9 de l’arrêté du 20 décembre 2002),

– le versement d’une allocation forfaitaire.

1.3 Les frais réels : une obligation dans certaines situations professionnelles.

En effet dans certains cas les frais sont obligatoirement remboursés au réel et les quelques cas sont définis par les textes : télétravail, utilisation des nouvelles technologies de l’information et de la communication (utilisation professionnelle des téléphones portables et ordinateurs personnels), frais de déménagement dans le cadre de la mobilité professionnelle, frais liés aux dépenses engagées par les salariés des entreprises françaises détachés à l’étranger et qui continuent de relever du régime général de Sécurité sociale, tous les frais liés à la mobilité professionnelle de la métropole vers les TOM et inversement ou de l’un de ces territoires vers un autre.

2 Les frais réels et la déclaration de revenus côté salarié

Réservée aux salariés, la déduction des frais réels implique de renoncer à la déduction forfaitaire de 10%. La déduction des frais professionnels au montant réel, transport, nourriture, formation, matériels, local professionnel…demande de pouvoir justifier toutes ses dépenses avec les factures détaillées et liés à chaque dépense.

2.1 Modalités pratiques pour la déclaration de revenus

Si le salarié opte pour le régime de la déduction des frais réels, il s’agit d’inscrire le montant des frais dans la case prévue à cet effet sur la déclaration de revenus,
Que le salarié fasse la déclaration papier ou la déclaration en ligne, les justificatifs des frais réels (factures détaillées) ne sont pas à joindre ou à envoyer à la déclaration. Il s’agit de les conserver pendant 3 ans afin de pouvoir les présenter au service des impôts des particuliers sur demande.

2.2 Déduction des frais réels : le barème kilométriques 2015

L’évaluation des dépenses liées aux déplacements professionnels se fait à l’aide de barème kilométrique fournis pas l’administration fiscale. Aussi les salariés, dans le cadre de l’option du régime des frais réels, peuvent fixer les montants déductibles pour l’impôt 2015 sur les revenus 2014. Les nouveaux barèmes kilométriques applicables concernent les voitures, motocyclettes et cyclomoteurs. Les barèmes kilométriques 2015 sont publiés au Journal Officiel du samedi 28 février 2015.

3 Le barème kilométrique pour le régime des frais réels du salarié

Le barème kilométrique fiscal sert à calculer de façon forfaitaire le coût d’utilisation d’un véhicule pour les déplacements professionnels de particuliers.

3.1 Les paramètres de calcul du barème kilométrique fiscal sont :

la puissance du véhicule,
le nombre de kilomètres parcourus dans l’année à titre professionnel ;

Concrètement, dans le tableau ci après, “CV” correspond aux Chevaux Fiscaux, la puissance fiscale et “d”, la distance kilométrique.

Ils prennent en compte la dépréciation du véhicule, les frais de réparation et d’entretien, les primes d’assurances, les dépenses de pneus, la consommation de carburant, les frais d’achat des casques et des protections. Ils excluent les frais de stationnement ou de péages.

Rappel : les frais de déplacement sont assimilés au transport du domicile au lieu de travail et au transport pendant les horaires de travail.

3.2 Le nouveau barème fiscal 2015 des indemnités kilométriques

Bonne nouvelle pour le barème fiscal 2015: il indique des hausses au niveau de toutes les catégories de véhicules et de toutes les tranches de puissance.

Plafonnement : la loi a introduit un plafonnement depuis 2013. La puissance fiscale du véhicule pris en compte ne peut pas dépasser 7 CV et le plafond de déductibilité reste inchangé pour les particuliers cette année encore. Il reste donc à 7 CV même si l’automobiliste à un véhicule de 8 CV, il resta plafonné à la ligne 7 CV du barème kilométrique.

3.3 Exemple de calcul de frais réel pour les déplacements professionnels

Selon le barème kilométrique forfaitaire, si un particulier parcourt 10 000 km avec son véhicule de 5 CV pour l’année 2014, le montant des frais réels est de : 0,305 X 10 000 + 1188 = 4238 €. Cette somme représente la dépense forfaitaire déductible des impôts 2015 pour les déplacements professionnels d’un particulier sur son revenu 2014.

Définition des frais professionnels selon l’Urssaf