Distinction entre frais professionnels, avantage en nature et frais d’entreprise

Frais d’entreprise et avantages en nature ne relèvent pas du même cadre réglementaire que les frais professionnels.

Il est très important de connaitre les différences entre :

1. les avantages en nature et le remboursement de frais professionnels
2. les frais d’entreprise et les frais professionnels.

Ces différents types de frais ne doivent pas être confondus tant au niveau de la fiche de paie que sur leur exposition aux cotisations sociales.

1 Les frais d’entreprise : pas soumis aux cotisations sociales et pas un complément de rémunération

Les frais d’entreprise ne sont pas à confondre avec les frais professionnels et ne sont pas soumis au même cadre règlementaire.

1.1 Définition des frais d’entreprise

L’employeur peut être conduit à rembourser des dépenses engagées par le salarié sans qu’il s’agisse pour autant d’une indemnisation de frais professionnels, il peut aussi mettre à disposition du salarié des biens ou services qui ne sont pas considérés comme un avantage en nature.

Exemple de frais d’entreprise :

1. Un repas à l’occasion des repas d’affaires, dûment justifiés,
2. Un déplacement et des frais de repas lors d’une formation prévue dans le plan de formation de l’entreprise : frais de déplacement et de séjour par exemple,
3. Des frais à l’occasion de voyages pour un séminaire d’entreprise.

1.2 Caractéristiques des frais d’entreprise

Ils relèvent de l’activité de l’entreprise, et non de frais liés à l’exercice normal de la profession du salarié. Ils ont un caractère exceptionnel, dans l’Intérêt de l’entreprise ils s’effectuent en dehors de l’exercice normal de l’activité du salarié.

Les frais d’entreprise ne relèvent donc ni du cadre réglementaire des avantages en nature, ni de celui des frais professionnels.

1. Les frais d’entreprise, ne peuvent pas être assimilés à un élément de rémunération en application de l’article L. 242-1 du code de la sécurité sociale
2. Les frais d’entreprise n’entrent pas dans l’assiette des cotisations, même en cas d’application de l’abattement forfaitaire supplémentaire pour frais professionnels.

2 Les avantages en nature : un élément de rémunération et soumis aux cotisations sociales

L’avantage en nature est un avantage fournit par l’employeur à ses salariés sous forme de biens ou de services gratuitement ou moyennant une participation inférieure à la valeur réelle :

Exemple : les repas dans le cadre d’un travail en restauration ou dans un hôtel.

1. L’avantage en nature est un élément de la rémunération. L’avantage en nature est indiqué sur le bulletin de paie.
2. L’avantage en nature est assujetti aux cotisations de sécurité sociale, Il est soumis aux cotisations et charges sociales et est retranché en bas du bulletin, car il s’agit d’une prestation déjà reçue.