La restitution en cas de Location Longue Durée (LLD) : la gestion par anticipation

1       Contexte du marché de la Location Longue Durée (LLD) et ses avantages

L’évolution du parc en Location Longue Durée ( LLD) est constante depuis une dizaine d’année et le retour client conforte que la Location Longue Durée présente des avantages certains dont les principaux:

  • Maitrise du budget,
  • Flexibilité dans la gestion globale d’une flotte automobile ou d’un véhicule utilitaire à titre individuel, (pneumatiques, véhicules de remplacement, révision…)
  • Avantage comptable et financier,
  • Fiscalité optimisée.
LLD

La restitution en cas de Location Longue Durée (LLD)

2       La restitution en cas de Location Longue Durée (LLD)

En revanche la LLD (Location Longue Durée) peut rebuter certains gestionnaires de flotte automobile par rapport à la dernière étape du contrat : la restitution des véhicules. Les utilisateurs et les gestionnaires appréhendent cette étape et craignent d’avoir des surcoûts liés à l’usure de l’automobile, ce qui pourrait annuler tous les bénéfices financiers de la LLD.

La LLD est un contrat et cette démarche doit être bordée selon les 3 étapes suivantes :

  • à la signature du contrat de LLD,
  • l’utilisation du véhicule en LLD doit respecter des règles de bon sens,
  • la restitution du véhicule implique le respect de la procédure de restitution du véhicule en longue durée de location.

Le respect des codes de la restitution d’un véhicule en Location Longue Durée (LLD) vous assure alors de tous les bénéfices de cette solution de financement automobile avec l’optimisation fiscale attendue.

3       Quelles sont les règles de restitution de la location longue durée ?

En cas de LLD, la restitution peut s’avérer litigieuse et compromettre les avantages de la LLD d’autant que les intérêts des uns et des autres ne sont pas toujours convergents ! Le gestionnaire de la flotte refuse les coûts supplémentaires, l’utilisateur tente de masquer les petits dommages afin d’éviter les démarches et le concessionnaire est enclin à reprendre un véhicule dans un état le plus parfait possible…les motivations de chaque protagoniste divergent. Un contrat s’établit entre plusieurs protagonistes et le tout est de clarifier les termes du contrat, d’anticiper chaque étape et d’avoir du bon sens.

3.1     AVANT LA SIGNATURE DU CONTRAT de la LLD

Une règle de bon sens suppose de connaitre les procédures de restitution avant la signature du contrat de location longue durée pour l’entreprise ou le particulier entrepreneur.

Cette procédure doit être identifiée et notifiée dans le contrat en toutes lettres par le concessionnaire pour éviter les surprises. Quels sont les seuils de tolérance et les coefficients de vétusté ?

Il est également recommandé d’anticiper la restitution quelques semaines avant la fin du contrat, en faisant un état des lieux du véhicule et de faire en sorte qu’il soit au plus près de la règle de restitution de la location longue durée souscrite par l’acquéreur.

Car, bon sens oblige, le véhicule ne doit pas être rendu dans un état neuf mais dans un état « d’usure normale », en rapport avec son âge et à son kilométrage. Qui fixe cet état standard ?

L’état standard est définit par le SNLVLD (Syndicat National des Loueurs de Véhicules Longue Durée). Consultez leur site et leur grille d’évaluation :

http://www.snlvld.com/site/la-lld/conditions-generales-de-location.html

Attention : cette règle et ce standard ne sont pas valables dans le cas de la location avec option d’achat (LOA) ou du crédit bail pour automobiles . Contractuellement, il ne s’agit pas d’une LLD et les normes définies par le SNLVLD ne s’appliquent pas pour la LOA.

3 questions à poser au concessionnaire avant la signature de contrat LLD :

  1. Location longue durée entreprise ou location avec option d’achat ?
  2. Quelle grille de restitution ?
  3. En cas de location longue durée entreprise, la norme sur les restitutions établie par le SNLVLD,  est-elle mentionnée dans les Conditions Générales de location longue durée ?

3.2     Pendant l’utilisation du véhicule en LLD

Le bons sens s’applique aussi à cette étape et l’entreprise ou le particulier anticipera la restitution du véhicule afin de répondre aux normes de l’usure normale et de ne pas avoir de surcoût en cas de dégâts fonctionnels ou de carrosserie.

En entreprise, la pédagogie permet de sensibiliser les personnels :

  1. la pédagogie est un moyen d’expliquer l’enjeu de la location à longue durée et les règles à respecter dans le cadre de l’utilisation de véhicules de fonction,
  2. une charte de bonne conduite peut être mise en place pour définir le périmètre de la bonne utilisation du véhicule et du respect de la propreté,
  3. la sensibilisation peut aller jusqu’à des formations  des salariés à la bonne conduite ou à l’éco conduite,
  4. Inciter l’utilisateur à déclarer les accidents ou dégâts occasionnels et faire réparer le véhicule de suite,
  5. Un contrôle régulier de l’état des véhicules lors des tournées terrains avec les managers par exemple,

Pour une Location Longue Durée de véhicule, l’entreprise détermine le véhicule choisi, les prestations, la durée et le kilométrage. Elle peut se parer avec la souscription d’une assurance « entretien-maintenance LLD ».

Les coûts d’utilisation sont donc intégrés au loyer et englobe donc toutes les toutes les différentes opérations d’entretien et de maintenance. ceci évite les litiges éventuels de surfacturation en revanche les précautions liées à l’aspect extérieur du véhicule restent indispensables.

3.3     A la restitution d’un véhicule en LLD

Nous l’avons déjà signalé, la restitution s’anticipe quelques mois avant afin de rapprocher le véhicule au plus près des normes établies par le contrat et les grilles d’évaluation du concessionnaire.

  1. Demandez au concessionnaire la grille d’évaluation qui lui permettra d’auditer le véhicule et de connaitre les points sensibles à vérifier avec les seuils de tolérance,
  2. Anticiper les accessoires à rendre et documents attenants au véhicule : doubles des clés, carnet d’entretien, autoradio…
  3.  3 à 4 mois avant la fin du contrat : faites un état des lieux du véhicule et engager les réparations prises en charge par l’assurance et être conforme à la règle de restitution de la location longue durée souscrite.

De nouveaux services sont en place pour optimiser la restitution d’un véhicule : les experts externes et la photo-restitution.

En effet la photo-restitution permet de parer aux éventuels frais de remise en état des véhicules lors de leurs restitutions. Les photos envoyées des dommages sont expertisées par des spécialistes indépendants afin d’établir une analyse sûre et complète. Ils feront la distinction entre usure normale et dommages à réparer avant la restitution. Ce rapport est disponible rapidement et peut être envoyé par mail. Le loueur peut proposer cette prestation parfois sans frais supplémentaires.

La restitution en cas de Location Longue Durée est une question de bon sens et de gestion par anticipation :

  1. Définir les conditions de restitutions de façon claire dans les CGV,
  2. Sensibiliser ses collaborateurs,
  3. Anticiper la restitution 3 mois avant le jour J.

Il existe une astuce fiscale pour financer l’achat d’un véhicule haut de gamme

 

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