Les frais de déplacement pour un dirigeant salarié

fiscalite-auto-23La fonction de Dirigeant Salarié d’une société implique des déplacements professionnels. Les différentes alternatives sont envisageables pour le remboursement des frais : remboursement pour leur montant réel et justifié ou remboursements forfaitaires selon le tarif du barème kilométrique publié chaque année par l’Administration avec un véhicule personnel, acquisition d’une voiture de société…

Entre les deux options frais professionnels ou avantages en nature, l’objectif est de choisir la solution la  moins couteuse, la plus avantageuse fiscalement.


Fiscalité Automobile
apporte quelques clés pour comprendre les différentes méthodes de remboursement des frais de déplacement du dirigeant par l’entreprise et les conséquences fiscales dans le calcul des impôts du dirigeant bénéficiaire.

1  Cadre général des frais professionnels et des avantages en nature pour les dirigeants

1.1 Profil du dirigeant assimilé au statut de salarié

Par exemple, dans une SASU, le dirigeant a le statut d’assimilé salarié. Il est donc obligatoirement assujetti au régime général de la sécurité sociale, au titre de son mandat de gestion.

Les différents profils de dirigeants soumis au régime général de sécurité sociale sont les:

  1. Gérants minoritaires ou égalitaires de SARL et de SELARL,
  2. Présidents et directeurs généraux de SA et de SELAFA,
  3. Présidents et dirigeants de SAS et SASU.

1.2 La nécessaire distinction des avantages en nature et des frais professionnels

1.2.1 Les avantages en nature

Ces indemnités ont le caractère de salaire et peuvent constituer, en partie ou en totalité, la rémunération du dirigeant salarié. Pour l’entreprise, les avantages en nature sont donc soumis aux cotisations sociales, à la CSG et à la CRDS.

1.2.2 Les frais professionnels

Les frais professionnels sont constitués par l’ensemble des sommes perçues par le dirigeant pour couvrir des frais engagés pour les besoins de l’activité professionnelle. Les frais professionnels sont exclus de l’assiette des cotisations sociales. Pour qu’elles soient admises, les dépenses sous forme de frais professionnels doivent correspondre à des frais engagés dans l’intérêt de l’entreprise et s’appuyer par des justificatifs.

1.3 Les modalités de remboursement des avantages en nature et des frais professionnels pour le dirigeant salarié

1.3.1 L’évaluation des avantages en nature :

L’avantage en nature se calcule selon 2 méthodes :

  1. la valeur réelle,
  2. des évaluations forfaitaires sont prévues pour les avantages liés à l’utilisation d’un véhicule.

Pour le dirigeant salarié, la règle de calcul pour certains avantages est différente de celle du salarié.

Tableau récapitulatif des modes d’évaluation de l’avantage en nature selon le statut du dirigeant et la nature de l’avantage.

 fig. 10013

Tableau-recapitulatif-av-nature-fig-10013

1.3.2 Le remboursement des frais professionnels au réel

L’indemnisation des frais professionnels est effectuée :

  1. sous forme de dépenses réellement engagées,
  2. sous forme d’allocations forfaitaires si elles n’excèdent pas certains montants fixés par la législation et selon le tarif du barème kilométrique publié chaque année par l’Administration.

Pour les frais professionnels, les forfaits admis pour les salariés sont inapplicables aux dirigeants. Le remboursement des frais professionnels se fera selon la preuve des dépenses réellement engagées sur présentation de justificatifs pour pouvoir bénéficier de l’exonération sociale. Toutefois, l’indemnisation forfaitaire est admise pour l’usage d’un véhicule à titre professionnel.

2 Frais de déplacements : les avantages en nature

2.1 Avantages en nature : véhicule de fonction ou véhicule personnel.

La mise à disposition d’une voiture de fonction – financée par l’entreprise – à un dirigeant salarié pour ses déplacements professionnels et/ou personnels constitue un avantage en nature et un complément de salaire. En effet celui-ci bénéficie à un coût réduit d’un véhicule acheté ou loué par l’entreprise. L’avantage en nature est imposable pour le bénéficiaire, pour la part de l’utilisation privative. Il doit donc être ajouté à la rémunération brute.

Deux méthodes de calcul de remboursement (l’évaluation au réel ou au forfait de l’avantage en nature) s’appliquent selon les différentes situations explicitées dans le tableau ci-dessous. L’évaluation au réel ou au forfait de l’avantage en nature du véhicule est régi pat l’arrêté du 10 décembre 2002. L’évaluation se calcule selon que la société est propriétaire ou locataire du véhicule mis à disposition de manière permanente du mandataire social.

Plusieurs cas de figure :

  1. Véhicule acheté (-de 5 ans ou + de 5 ans) ou véhicule loué par l’entreprise
  2. Prise en charge du carburant ou pas par l’entreprise.

Régime social de l’avantage en nature : C’est la part de l’utilisation privative qui doit être soumise aux cotisations sociales.

A savoir : l’entreprise qui demande au dirigeant une participation financière en contrepartie de l’avantage accordé diminuera d’autant de la même valeur de la contrepartie.

fig 10014

Tableau-fig-10014Source http://www.urssaf.fr/employeurs/baremes/baremes/avantages_en_nature_02.html

 

 

Tableau : évaluation au forfait ou au réel de l’avantage en nature pour un véhicule en location avec ou sans option d’achat

fig. 10015

Tableau-fig-10015

Source http://www.urssaf.fr/employeurs/baremes/baremes/avantages_en_nature_02.html

2.2 Conséquences fiscales de l’avantage en nature selon l’usage du véhicule

Selon l’usage, professionnel ou personnel, l’utilisation du véhicule n’entraîne pas les mêmes conséquences fiscales pour le dirigeant salarié dans sa déclaration d’impôt.

Régime fiscal : C’est la part de l’utilisation privative qui doit être soumise à l’impôt sur le revenu.

2.2.1  Utilisation professionnelle du véhicule par le dirigeant salarié

Le dirigeant qui utilise à des fins professionnelles le véhicule appartenant à l’entreprise ne retire pas d’avantage personnel de cette mise à disposition. L’allocation en nature correspondant à l’utilisation professionnelle du véhicule n’est pas imposable si le dirigeant a opté pour la déduction forfaitaire de 10 %, sauf la quote-part correspondant aux déplacements entre le domicile et le lieu de travail, ces frais étant déjà compris dans la déduction forfaitaire. De même, en cas d’option pour la déduction des frais réels, l’utilisation professionnelle est imposable si des frais de cette nature sont déduits par le dirigeant.

2.2.2            Utilisation personnelle du véhicule

Si le dirigeant utilise le véhicule de fonction pour ses déplacements professionnels et personnels en  week-ends ou lors de ses congés par exemple, l’avantage en nature est requis pour l’utilisation personnelle. L’avantage en nature soumis à l’impôt sera évalué d’après la valeur réelle.  Se référer au tableau ci-dessus. La somme à déclarer tient compte de :

  1. l’amortissement,
  2. de l’assurance,
  3. des frais d’entretien,
  4. le cas échéant des frais de carburant.

3 Les frais professionnels : précaution de gestion et impact fiscal

Rappel : Pour l’entreprise les frais professionnels regroupent les dépenses engagées par le dirigeant, dans le cadre de son activité.

Régime social : les frais professionnels ne sont pas soumis aux cotisations sociales.

Aussi la gestion des frais professionnels doit être rigoureuse car sont étroitement surveillés par l’Urssaf.

3.1 Précautions à prendre

La production de pièces justificatives est indispensable aux remboursements effectués au titre des dépenses réelles engagées. Par exemple, pour les indemnités kilométriques, le motif du déplacement, le lieu de la mission, le kilométrage effectué et la puissance fiscale du véhicule utilisé seront clairement mentionnés sur la note de frais.

Cette pièce justificative doit obligatoirement comporter :

  1. le montant total HT
  2. le montant total avec la TVA appliqué
  3. le montant de la TVA
  4. le numéro de facture
  5. l’identité du fournisseur
  6. l’identité de la société et non celle du dirigeant

3.2  L’évaluation forfaitaire est admise pour le dirigeant si 3 conditions sont remplies :

  1. être titulaire d’un contrat de travail
  2. percevoir à ce titre une rémunération distincte du mandat social
  3. relever du régime de l’assurance chômage géré par l’UNEDIC

A retenir :

Pour le dirigeant salarié, l’indemnisation des frais professionnels ne peut être effectuée que sur la base des dépenses réellement engagées. Toutefois, l’indemnisation forfaitaire est admise pour l’usage d’un véhicule à titre professionnel.

3.3 L’impact fiscal pour le bénéficiaire

Le dirigeant salarié qui opte pour les frais réels au lieu de la déduction forfaitaire de 10% pour sa déclaration d’impôt calculera le montant des frais de véhicule pour tous ses déplacements professionnels, y compris les trajets domicile-travail. Deux méthodes de calcul s’imposent :

  1. Le calcul des frais réels avec tous les justificatifs nécessaires : dépenses de carburant, frais de réparation, amortissement du véhicule, etc.
  2. L’utilisation du barème kilométrique forfaitaire, en fonction de la distance parcourue, qui comprend tous les frais, sauf les dépenses de péage et de stationnement et les éventuels intérêts d’emprunt.

La déduction des frais réels avec ce barème implique que le bénéficiaire et renonce à la déduction forfaitaire de 10%.

Régime fiscal : les frais professionnels sont déductibles de la déclaration de revenu.

Barème fiscal 2014 (frais de 2013). Le résultat obtenu couvre la dépréciation du véhicule, les frais de réparation et d’entretien, les pneumatiques et les frais de carburant.

d= distance parcourue

fig 10016

Tableau-fig-10016

 

A SAVOIR : L’abattement fiscal de 10 % pour frais professionnels est de droit commun. Il s’applique donc dans tous les cas, même si l’on n’a supporté aucun des frais, et même si le dirigeant  travaille à son domicile.

#remboursement #déplacement #fiscalité #avantage #véhicule

 

Commentaire Rapide :

Pour être sur de recevoir tous nos emails, nous vous conseillons d'ajouter no-reply@fiscalite-automobile.fr à votre carnet d'adresses.

 

*obligatoire

Code antispam math.
Merci de bien vouloir compléter :70 − = 62

CNIL : Respect de la vie privée
Les informations qui vous concernent sont destinées à WEB SOCIETE - Fiscalité Automobile - et à ses partenaires pouvant traiter votre demande. Vous disposez d'un droit d'accès, de modification, de rectification et de suppression des données qui vous concernent (art. 34 de la loi "Informatique et Libertés"). Pour l'exercer, adressez-vous à Web Société - Fiscalité Automobile - 2295 ROUTE D EPUYRICARD - 13540 AIX EN PROVENCE - France.

-----------------------------------