Les frais professionnels échappent aux charges sociales.

Les remboursements des frais professionnels par l’employeur sont affranchis de cotisations sociales dans les limites indiquées par l’Administration fiscale. L’Urssaf, organisme chargé de collecter ces cotisations, se montre très vigilante sur le contenu de ces frais.

L’exonération des frais professionnels concerne :

cotisations sociales

  1. les cotisations sociales
  2. les autres prélèvements sociaux (cotisations d’assurance chômage et d’AGS, versement de transport, cotisations FNAL, cotisations de retraite complémentaire AGIRC, ARRCO, etc)
  3. les indemnités pour frais professionnels sont aussi exonérées de CSG et CRDS.

Les sommes perçues par le salarié au titre des frais professionnels doivent être indiquées sur le bulletin de paie.

1 Remboursement au réel et cotisations sociales

Les remboursements effectués par l’employeur au titre des frais professionnels et correspondant aux dépenses réellement engagées par le salarié sont exclus de l’assiette des cotisations.

   1.1 Nature des frais et prérequis

Ce sont principalement les frais de repas, frais de transport, de déplacement et toute autre dépense effectuée dans l’intérêt de l’entreprise.

L’employeur doit justifier de l’utilisation effective des indemnités pour frais professionnels selon leur nature pour pouvoir viser l’exonération des cotisations sociales.

   1.2  Frais au réel et cotisations sociales

Si l’employeur opte pour le remboursement aux frais réels, l’assiette de cotisations de la Sécurité sociale est constituée par la rémunération à l’exclusion de toutes les indemnités représentatives de frais professionnels.

1.3 Délai pour fournir les justificatifs

Un salarié dispose de 5 ans pour fournir les justificatifs de ses frais professionnels pour remboursement. Cependant un employeur peut fixer un délai de production des justificatifs des frais professionnels pour effectuer le remboursement. Ce délai sera alors à respecter et le salarié sera tenu de respecter le délai pour obtenir le remboursement de ses frais professionnels.

2 Remboursement au forfait et cotisations sociales

En cas de remboursement au forfait, les limites d’exonération doivent être respectées : la fraction excédant ces limites doit être réintégrée dans l’assiette des cotisations.

Voir le tableau des barèmes de l’Administration fiscale.

   2.1 Rappel de la nature des frais

Dans les cas suivants l’employeur peut indemniser le salarié sous la forme d’indemnités forfaitaires :

  1. frais de repas au restaurant, sur le lieu de travail ou hors des locaux de l’entreprise
  2. frais kilométriques,
  3. frais de grand déplacement en métropole ou dans les territoires situés outre-mer et à l’étranger,
  4. frais destinées à compenser les dépenses d’hébergement provisoire et les frais supplémentaires de nourriture engagés pour la mobilité professionnelle,
  5. frais destinées à compenser les dépenses inhérentes à l’installation dans le nouveau logement, engagées dans le cadre de la mobilité professionnelle

Les remboursements au forfait des frais professionnels sont aussi exonérés d’impôt sur le revenu pour le salarié.

   2.2 Rémunération et indemnisation forfaitaire des frais professionnels

La rémunération du travail proprement dit doit rester au moins égale au SMIC. Une clause qui  indiquerait que la rémunération est égale au SMIC, incluant des remboursements forfaitaires est interdite par la loi.

3 La déduction forfaitaire supplémentaire et les cotisations sociales

Pour les salariés qui bénéficient de la déduction forfaitaire supplémentaire pour frais professionnels, l’employeur peut appliquer un abattement pour frais professionnels sur l’assiette des cotisations sociales selon le barème établi par l’Administration fiscale.

   3.1 La pratique de cet abattement est soumise au respect des conditions strictes :

  1. Respect du champ des professions concernées (décision de la direction de la législation fiscale ou de la direction de la sécurité sociale avant le 1er janvier 2001),
  2. les taux de déductions fixés en matière fiscale au 31 décembre 2000 (article 5 de l’annexe IV du CGI),
  3. la limite de 7 600 euros par année civile,
  4. l’accord préalable des salariés ou de leurs représentants.

   3.2 Calcul de l’abattement

Cet abattement s’opère sur le salaire brut auquel est rajouté l’ensemble des remboursements des frais professionnels visés.

4 Ces règles de déductibilité s’appliquent-elles aux dirigeants de société ?

Le remboursement des frais professionnels des mandataires sociaux relevant du régime général des salariés obéit à des règles particulières.

  1. A l’exception des frais liés à l’utilisation professionnelle du véhicule personnel, les allocations forfaitaires qui leur sont versées sont soumises à cotisations sociales ainsi qu’à la CSG et la CRDS.
  2. Pour les gérants minoritaires et égalitaires de SARL et SELARL, les présidents directeurs et directeurs généraux de SA et SELAFA et les présidents et dirigeants des SAS, seuls les remboursements de frais réels sont exonérés dans la mesure où ils sont justifiés.

5 Non cumul des 2 méthodes d’exonérations de cotisations sociales

L’employeur ne peut pas cumuler la déduction forfaitaire spécifique pour frais professionnels et l’exclusion de l’assiette des cotisations des sommes versées au titre des de remboursement de frais professionnels.

Les hypothèses qui sont des exceptions :

  1. des allocations et remboursements des frais professionnels des journalistes et artistes dans le cadre de tournées, répétitions ou déplacements professionnels
  2. la prise en charge obligatoire par l’employeur de la moitié du coût des titres de transport collectif pour effectuer les trajets domicile-travail ainsi que de la prime de transport de 4 €,
  3. la part contributive de l’employeur dans les titres-restaurant.

6 Les remboursements de frais ne sont pas un complément de salaire

Vigilance aux employeurs : Les remboursements de frais professionnels ne sont pas des compléments de rémunération ! Ces sommes échappent à l’impôt et aux charges sociales et de ce fait elles sont soumises à un contrôle strict par l’Urssaf.

Les remboursements de frais professionnels constituent une opération neutre puisqu’ils concordent avec les dépenses effectivement engagées.

 

Tableau récapitulatif de ces conditions d’exonération

ref : 601

601-conditions-d-exoneration-

 

Tableau des limites d’exonérations selon la nature des frais défini par l’Administration fiscale

 ref : 602

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Frais liés à la mobilité professionnelle

Les frais engagés dans le cadre d’une mobilité professionnelle sont considérés comme des charges de caractère spécial inhérentes à l’emploi.

ref : 603

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